دوشنبه, ۱۹ اسفند ۱۳۹۸، ۰۵:۰۸ ب.ظ
۱۳ نکته کلیدی در جهت موفقیت پروژه
مقدمه :
پیش از این و در دو مقاله دوازده گام طلایی در ارزیابی دوره‌ای پروژه و نیز چالشهای متعارف در مدیریت پروژه و نکاتی در رفع آنها به بررسی راهکارهای ممکن در برآوردن اهداف پروژه در چهارچوب مثلث پروژه (کیفیت ، هزینه و زمان) پرداخته‌ام ؛ اینک ، از زاویه‌ای متفاوت به ذکر اصولی دیگر از مدیریت پروژه می‌پردازم و بر این باورم که پایبندی بدانها شرط لازم و البته ناکافی در موفقیت پروژه به شمار می‌آید . بی‌تردید ، قوانین ناگفته و نانوشته بی‌شماری در کامیابی پروژه‌ها موثرند که تصور امکان گردآوری آنها در یک مقاله - که حجم محدود و ظرفیت مشخصی دارد - ساده‌انگارانه بوده و این آرمان ، تنها با اجماع اندیشه‌های صاحبنظران مجرب و متخصص در قالب کتابی پرمایه و پرملاط امکان‌پذیر خواهد بود ؛ لیکن ، آنچه در این مجال بیان خواهم نمود اهم نکاتیست که کاربردی بودن آنها ، به کرات ، در عمل به اثبات رسیده است و بر مدیران و کارشناسان پروژه‌ها بایسته است تا در جهت نیل به موفقیت در پروژه‌های خود ، از نکات ذیل غافل نمانند :
1- در هر شرایطی ، تمرکز خویش را بر سه رکن موفقیت پروژه ( کیفیت ، هزینه و زمان) از دست ندهید !
پیروزی در پروژه بستگی به برقراری تعادل مناسبی بین سه عامل مهم زمان انجام کار ، منابع مورد استفاده و نتایج کار در راستای ارائه سطح مناسبی از خدمات به مشتری دارد . پروژه در خدمت رضایتمندی مشتری است ، بنابراین سه عامل مهم موردنظر او باید در نظر گرفته‌شده و تعادل مناسبی بین آنها برقرار شود . او علاقه دارد پروژه‌اش در موعد مقرر به پایان رسد ، نتایج مشخصات درخواستی را رعایت کنند و دقیقا آنچه باشد که او می‌خواسته و در آخر اینکه پروژه قیمت تمام‌شده مناسبی داشته باشد ، آنچه که قبلا بر آن توافق شده و بودجه معینی برایش تخصیص داده شده است . سه مورد فوق بیانگر سه عامل اساسی زمان ، کیفیت و هزینه هستند که بین آنها تعادلی برقرار است و بیش از هر عضوی ، این وظیفه مدیر پروژه است که تعادل مابین این اهداف و نیز ، تمرکز تیم اجرایی را بر این اهداف مهم حفظ نماید .
2- از خاطر نبرید که برنامه‌ریزی همه چیز یک پروژه است و در عین حال ، لازم‌التغییر .
شاید این عنوان در برجسته نمودن اهمیت برنامه‌ریزی پروژه ، کمی اغراق‌آمیز به نظر آید ؛ لیکن باید دانست که اغلب متون ، مقالات و کتب منتشره در حوزه مدیریت پروژه بر این حقیقت متفق‌القول بوده‌اند که برنامه‌ریزی مهمترین فعالیتی است که بر دوش مدیریت پروژه نهاده شده و بی‌تردید ، برخورداری از یک برنامه روشن با جزئیات مشخص که در آن به اصول و قواعد برنامه‌ریزی پروژه توجه کافی مبذول گردیده باشد و در عین حال تمامی ارکان پروژه را تحت پوشش خود قرار دهد ، رکن اساسی در موفقیت آتی پروژه است .
از سوی دگر ، در عمل و به هنگام پیاده‌سازی مراحل برنامه‌ریزی شده ، همواره رخدادهایی حادث می‌شوند که ضرورت ایجاد تغییرات در برنامه پروژه را موجب می‌گردند ؛ در اینگونه موارد مدیریت پروژه باید تغییرات لازم را در برنامه ایجاد نماید تا قدرت و کارایی آن در جهت نیل به اهداف پروژه حفظ گردد ؛ از اینروست که برنامه‌ریزی و برنامه‌ریزی مجدد جزئی چشمگیر از زندگی انسانیست که در مقام مدیریت پروژه قرار گرفته است .
3- احساسات و نیازهای اعضای تیم پروژه‌تان را درک کنید و با آنها در اینگونه موارد ، ارتباط ایجاد کنید .
پروژه مجموعه‌ای از فعالیتهاییست که باید با وجود محدودیتهای زمان ، هزینه و منابع به انجام رسند ؛ لذا روند تکاملی آن نباید منقطع گردد . اما در سوی دیگر ، هر یک از اعضای تیم پروژه در زندگی خصوصی خود دغدغه‌ها و دل‌مشغولیهایی دارند که ممکن است بر تمرکز کاری و شغلی آنها تاثیر منفی نهد . از این رو ، یک مدیر پروژه هوشیار در تعامل همیشگی با زیردستانش به سر می‌برد و می‌کوشد با مدیریت بر قلبها ، تمرکز تیم پروژه را بر ضرب‌الاجلها و محدودیتهای پروژه حفظ نماید .
4- به یاد داشته باشید که پروژه‌های موفق همواره چرخه حیات مناسبی داشته‌اند .
چرخه حیات پروژه نمایانگر مراحل اصلی و قدم‌های عمده در اجرای پروژه از شروع تا خاتمه آن می‌باشد و به دو بخش عمده ذیل تفکیک می‌شود :
1- مشخصات فعالیت‌هایی که در هر مرحله از چرخه حیات پروژه و برای تکمیل آن می‌بایستی انجام شوند .
2- مشخصات نیروهایی که برای تحقق اهداف هر مرحله ، درگیر انجام فعالیتهای آن مرحله می‌گردند .
نیک می‌دانیم که مدلهای کاری ، نظیر مدل استاندارد ISD بهترین تضمین هستند در جهت اطمینان از آنکه استانداردهای حرفه‌ای در برنامه پروژه گنجانده شده‌اند و مجموعه‌ای از بهترین فعالیتها آن را شکل می‌دهند ؛ بکارگیری اینگونه مدلها نه تنها به حفظ کیفیت می‌انجامد بلکه دوباره‌کاریها را نیز کاهش می‌دهد . بنابراین در آن زمانی که به نظر می‌رسد محدودیتهای زمانی و بودجه‌ای ما را به استفاده از میانبرها تشویق می‌کنند این وظیفه مدیر پروژه است که بهترین چرخه حیات را برای پروژه تشخیص داده و از پیاده‌سازی آن پشتیبانی نماید .
5- تمامی فعالیتهای پروژه و اقلام قابل تحویل پروژه را همراه با جزئیاتی دقیق و روشن به تصویر بکشید .
مدیر پروژه و تیمش باید بتوانند تصویری ملموس از محصول نهایی پروژه را در ذهن تمامی نیروهای پروژه ترسیم نمایند تا تلاشها در مسیری واحد و صحیح جهت گیرند . همواره از توضیحات مبهم خودداری کنید و نکات لازم را کلمه به کلمه برای سایرین بازگو کنید و حتی به صورت عکس یا تصویر درآورید و آنگاه ببینید که چگونه همگی با شما همراهی خواهند نمود .
6- از یاد نبرید که اقلام قابل تحویل پروژه باید گام به گام ، قدم به قدم و با تقریب‌زنیهای متوالی حاصل آیند .
هیچگاه در فراهم آوردن محصول نهایی پروژه شتاب ناآگاهانه به خرج ندهید ؛ دوباره‌کاری ، همواره هزینه و ریسک بالایی با خود به همراه خواهد داشت و ایستادن دوباره پروژه بر دو پای خود و آغاز نمودن مجدد از ابتدا ، همیشه امکان‌پذیر نخواهد بود ؛ بنابراین ، مداوما بر آنچه پیش از این به انجام رسیده است نگاهی بیفکنید و ارزیابیهای کنترلی را اعمال نمایید . از این طریق ، می‌توان اطمینان حاصل نمود که محصول نهایی پروژه ، موفقیت‌آمیز ، به بار خواهد نشست .
7- قطعیت اتمام پروژه نیازمند تصویب و تایید حامیان پروژه است .
به خاطر بسپارید که تاییدیه نهایی موفقیت پروژه و حصول اهداف تعیین‌شده در مورد محصول نهایی و اقلام قابل‌تحویل ، بر عهده سرمایه‌گذاران یا حامیان پروژه است . بنابراین یک استراتژی ساده اما کاملا کارا در پیش گیرید : پس از تکمیل هر مرحله از پروژه ، فرد یا افرادی که توانمندی رد خروجی پروژه و تقاضای انجام دوباره کار دارند را برای تست نمودن و تایید صحت انجام کار فرا خوانید .
8- به خاطر بسپارید که موفقیت هر پروژه به تجزیه‌وتحلیل کامل چرایی نیاز به انجام پروژه بستگی مستقیم دارد .
گاهی پروژه‌ای به شما واگذار می‌گردد که لزوم اجرای آن و میزان نیاز به محصول نهایی و اقلام قابل تحویل پروژه ، مستند و مشخص نیست . تحقیقات نشان داده‌اند که هر اندازه اهمیت احتیاج به نتیجه پایانی پروژه ، واضحتر و اثبات‌شده تر باشد ، احتمال موفقیت پروژه نیز افزایش می‌یابد . لذا پیش از آنکه برای اجرای پروژه – که به منزله صرف منابع سازمانیست – قبول مسوولیت کنید اطمینان یابید که ماحصل نهایی آن یک نیاز حتمی و لازم‌الحصول است .
9- در جهت انجام صحیح کارها ، با زمان مبارزه کنید !
در گفتگو با مدیران پروژه‌ها ، غالبا این شکایت را از آنان می‌شنویم که : « همیشه برای ختم پروژه زمان داشته‌ایم ، اما ای کاش اولویت اول ، انجام صحیح کارها در یک زمان معین شده باشد نه پایان دادن به پروژه به هر قیمتی » . به خاطر داشته باشید که پروژه‌ها باید از فرصت زمانی مناسبی برخوردار باشند تا بتوان فعالیتها را در همان نخستین بار به درستی به انجام رساند . لذا در راه کسب فرصت برای اجرای صحیح کلیه فعالیتها ، این وظیفه شماست که به حامیان پروژه و یا مدیران مافوقتان توضیح دهید که چرا و چگونه زمان می‌تواند بر کیفیت پروژه تاثیر بگذارد .
10 – به ازای مسوولیتی که دارید ، اختیار و قدرت اجرایی طلب کنید !
یک مدیر پروژه برای توفیق در وظایفش ، باید آن از حداقلی از قدرت اجرایی و اختیار کاری بهره‌مند باشد که با مسوولیتش در تعادلی منطقی قرار گیرد ؛ برخورداری از این اختیار در زمینه‌هایی چون چگونگی تامین و صرف منابع ، همکاری و تعامل با سیستم مدیریتی سازمان و اخذ تصمیمات حساس و سرنوشت‌ساز در موفقیت پروژه ، اهمیت افزونتری دارد .
11- از حامیان پروژه و صاحبان سرمایه بخواهید مشارکتی فعال در روند پروژه داشته باشند و همانند مشتریانی منفعل ، رفتار ننمایند .
اغلبا ، حامیان پروژه و صاحبان سرمایه ، حق تایید نمودن تمام یا بخشی از محصول نهایی پروژه را برای خویش طلب می‌کنند و این البته حق قانونی آنان است ؛ مزیت این واگذاری اختیار بدانها در اینست که احساس مسوولیتی ایجاد می‌نماید تا در مراحلی نظیر گامهای ابتدایی پروژه و تعریف خروجی آن ، گامهای میانی پروژه و مروری بر آنچه تاکنون به انجام رسیده است و نیز در طول پروژه در جهت برقراری ارتباط مابین مدیر پروژه و اعضای SME و حتی برگزاری نشستهایی برای عموم سهامداران ، تیم پروژه را یاری بخشند .
12- بهترین تیم ممکن را گزینش کنید و تمامی موانعی که بر سر راه عملکرد اثربخش و کارای آنان قرار می گیرند را به کناری بزنید .
گروهی از افراد ماهر ، شایسته و خوب سازماندهی‌شده ، لازمه موفقیت پروژه است . تشکیل تیم خوب پروژه با انتخاب افرادی توسط مدیر پروژه آغاز می‌شود ؛ در انتخاب افراد ، به خصوص در مورد پروژه‌های بدیع باید به هوش و قدرت و سرعت یادگیری آنان بیش از تجربه بها داد . افراد باید توان کار کردن در تیم را داشته باشند و به جایگاهی مناسب در تیم دست یابند ؛ آنان باید حین کار تنها متوجه کار باشند و نه درگیریهای شخصی . گاهی لازم است افراد برای انجام درست کارشان آموزش ببینند . افراد باید بتوانند درطول مدت زمان اجرای پروژه با علاقه کار را دنبال کنند ؛ از اینروست که مدیر پروژه باید راهکارهای لازم برای افزایش انگیزه اعضای تیم پروژه‌اش را بداند .
همیشه انتخاب ماهترین و باکیفیت‌ترینها می‌تواند بخشی از محدودیتهای پروژه را جبران نماید و این از ارزش یک تیم کارآمد حکایت می‌کند . برای تیم خود همانند وکیل‌مدافعی باشید که آنان را از عوامل بازدارنده داخلی و خارجی مصون نگاه می‌دارد و زمینه و ابزار لازم برای بروز توانمندیها و استعدادهایشان فراهم می‌سازد .
13- از مدیریت رده بالای سازمان پروژه بخواهید تا اولویتها را تعیین نمایند .
امروزه در بسیاری از سازمانها ، بهره‌گیری همزمان از نیروها در دو یا چندین پروژه به صورت امری کاملا متداول درآمده است ؛ در اینگونه موارد ، غالبا زمانی فرا می‌رسد که در انتهای چرخه حیات ، پروژه‌ها با کمبود منابع مواجه می‌گردند . در واکنش به آن ، برخی سازمانها نهادی متشکل از مدیران رده‌بالای واحدهای مختلف خود تشکیل داده‌اند تا در این جمع ، پیرامون مسائل مهمی نظیر ماموریتهای کلی سازمان و استراتژی آن ، معیارهای انتخاب پروژه‌ها ، میزان ساعات کاری منابع و تعیین پروژه‌هایی که اجرای آنها اهمیت و تقدم بیشتری برخوردار است تصمیم گیری شود . بدین ترتیب ، مدیریت رده بالای سازمان رهبری لازم برای جلوگیری از همزمانی ناکارای پروژه‌ها را اعمال می‌نماید و این یاریگریست برای مدیریت پروژه که بتواند با فراغ بال و آسودگی خیال ، به راهکارهای موفقیت در ارکان گوناگون پروژه تحت سرپرستی خود بیندیشد .
نتیجه‌گیری :
در این مقاله به تبیین سیزده نکته در راستای مدیریت پروژه موفق و موثر پرداخته و رعایت اصول ذیل را شرطی لازم و البته ناکافی برای پیروزی پروژه‌ها برشمردیم که به اختصار عبارتند از :
1) در هر شرایطی ، تمرکز خویش را بر سه رکن موفقیت پروژه ( کیفیت ، هزینه و زمان) از دست ندهید !
2) از خاطر نبرید که برنامه‌ریزی همه چیز یک پروژه است و در عین حال ، لازم‌التغییر .
3) احساسات و نیازهای اعضای تیم پروژه‌تان را درک کنید و با آنها در اینگونه موارد ، ارتباط ایجاد کنید .
4) به یاد داشته باشید که پروژه‌های موفق همواره چرخه حیات مناسبی داشته‌اند .
5) تمامی فعالیتهای پروژه و اقلام قابل تحویل پروژه را همراه با جزئیاتی دقیق و روشن به تصویر بکشید .
6) از یاد نبرید که اقلام قابل تحویل پروژه باید گام به گام ، قدم به قدم و با تقریب‌زنیهای متوالی حاصل آیند .
7) قطعیت اتمام پروژه نیازمند تصویب و تایید حامیان پروژه است .
8) به خاطر بسپارید که موفقیت هر پروژه به تجزیه‌وتحلیل کامل چرایی نیاز به انجام پروژه بستگی مستقیم دارد .
9) در جهت انجام صحیح کارها ، با زمان مبارزه کنید !
10) به ازای مسوولیتی که دارید ، اختیار و قدرت اجرایی طلب کنید !
11) از حامیان پروژه و صاحبان سرمایه بخواهید مشارکتی فعال در روند پروژه داشته باشند و همانند مشتریانی منفعل رفتار ننمایند .
12) بهترین تیم ممکن را گزینش کنید و تمامی موانعی که بر سر راه عملکرد اثربخش و کارای آنان قرار می گیرند را به کناری بزنید .
13) از مدیریت رده بالای سازمان پروژه بخواهید تا اولویتها را تعیین نمایند
بسیار عالی